Mistral Pénal, un outil pour les greffières et greffiers
Immersion dans le quotidien d’un greffier
L’incubateur du Ministère de la Justice a permis à un greffier du Tribunal Judiciaire de Marseille de mener une enquête auprès de ses pair•es. Son objectif serait de proposer un outil facilitant le travail de greffier•ère, et ce à l’échelle nationale.
Nous avons eu l’occasion de suivre ce greffier dans son quotidien, entre préparatifs d’une audience, retranscription des débats, édition des documents nécessaires au traitement du dossier et saisie de données statistiques. Nous y avons découvert un protocole conséquent, alourdi par des outils et des supports inadaptés et de ce fait, une place importante à l’oubli ou à l’erreur. Le plus notable, c’est la démultiplication de saisie des données, induite par un nombre important de documents et d’outils qui ne communiquent pas entre eux.
Des chiffres ont montré que 7 à 8 % des dossiers comportent des erreurs les invalidant et impliquant de recommencer toute la procédure judiciaire des cas concernés. Cela n’est pas soutenable, ni pour les différentes parties des dossiers, ni pour le tribunal, déjà saturé, et son personnel.
Rendre compte de ce processus
Afin de cibler les opportunités d’améliorations, nous avons traduit nos observations en parcours utilisateurs détaillés. Il a fallu pouvoir dénombrer tous les outils et tous les documents impliqués dans le traitement des dossiers, puis décortiquer chaque donnée saisie sur chacun d’eux, afin de rendre compte de la quantité de travail nécessaire pour chaque dossier. Cela a permis d’aller à la rencontre d’autres greffières et greffiers du Tribunal Judiciaire de Marseille, mais aussi d’autres tribunaux, afin de confronter cette manière de faire et d’en obtenir une version la plus universelle possible. Le parcours précisé a permis de révéler les zones inutilement fastidieuses sur lesquelles nous pouvions agir.
Imaginer une solution fluide dans un environnement complexe
Il a d’abord fallu comprendre quelle forme pouvait prendre notre solution. Dans le quotidien des greffiers et greffières, il y a déjà un certain nombre d’outils en place. Certains pouvaient être modifiés voire supprimés mais d’autres, bien que largement améliorables, ne pouvait pas être remis en question. L’idée était alors de s’insérer dans ce processus complexe de la façon la plus fluide possible et en assurant une interopérabilité avec les outils persistants pour faciliter le tout.
Dans la conception de la solution, il était important de prendre en compte la réalité des greffières et des greffiers et de s’assurer que l’arrivée d’un outil ne soit pas subi et s’adapte bien à leurs usages. Par exemple, nous avons réalisé que beaucoup travaillent encore sur papier, notamment dans la retranscription des débats. Nous devions donc nous assurer que cela serait toujours possible tout en répondant à la directive ministérielle visant le “tout dématérialisé”.
